XRechnung als Kleinunternehmer erstellen: so geht es
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du an Firmen keine E-Rechnung schreiben, auch nicht ab 2028. Behörden verlangen sie trotzdem oft. Hier steht, was in einer XRechnung ohne Umsatzsteuer stehen muss und wie du sie in wenigen Minuten erstellst.
Wann brauchst du als Kleinunternehmer eine XRechnung?
- An Behörden (Bund, Länder, Kommunen): Viele Stellen nehmen nur noch XRechnungen an. Für kleine Beträge gibt es je nach Bund oder Land Ausnahmen. Was gilt, steht im Auftrag, sonst bei der Stelle nachfragen.
- An Firmen: Keine Pflicht. Du darfst weiter PDF oder Papier schicken. Wenn der Kunde eine E-Rechnung möchte, kannst du sie freiwillig liefern.
- Empfangen: Seit 2025 muss jede Firma E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht.
Was in der XRechnung anders ist
Die Datei hat dieselben Pflichtfelder wie jede andere XRechnung. Drei Stellen unterscheiden sich:
- Steuerkategorie „E“ (steuerbefreit) mit 0 % statt „S“ mit 19 % oder 7 %, bei jeder Position und in der Steueraufstellung.
- Befreiungsgrund im Feld BT-120, zum Beispiel „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.
- Steuernummer statt USt-IdNr. Viele Kleinunternehmer haben keine USt-IdNr. Dann steht die Steuernummer als Steuerregistrierung (BT-32) in der Rechnung. Damit die Prüfregel BR-CO-26 erfüllt ist, braucht der Verkäufer zusätzlich eine Kennung (BT-29); dafür eignet sich ebenfalls die Steuernummer.
Pflichtfelder auf einen Blick
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer, Datum | 2026-041, 11.11.2026 |
| Käuferreferenz / Leitweg-ID (BT-10) | 05711-12345-59 |
| Dein Name, Anschrift | Atelier Beispiel, Lindenweg 4, 33803 Steinhagen |
| Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail | Anna Beispiel, 05204 …, rechnung@… |
| Deine E-Mail als elektronische Adresse (BT-34) | rechnung@atelier-beispiel.de |
| Steuernummer | 331/5000/1234 |
| Empfänger mit Anschrift und E-Mail (BT-49) | Stadt Beispielstadt, erechnung@… |
| Positionen mit Menge, Einheit, Nettopreis | 12 Std × 75,00 € |
| Zahlung: IBAN und Fälligkeit | DE89 …, zahlbar bis 25.11.2026 |
In fünf Minuten erstellt
- Im XRechnung-Ersteller den Haken „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ setzen.
- Eigene Angaben einmal eintragen, der Browser merkt sie sich.
- Leitweg-ID, Empfänger und Positionen eintragen.
- „XRechnung prüfen und herunterladen“: Pflichtfelder und IBAN werden vorher geprüft.
- Die XML-Datei im Portal des Auftraggebers hochladen oder an die E-Rechnungsadresse schicken.
Unsere Testrechnung für Kleinunternehmer wurde vom KoSIT-Prüfer (Konfiguration XRechnung 3.0.2) als konform bewertet.
XRechnung lesen kostenlos, erstellen für 9 €
Der Viewer zeigt empfangene XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs lesbar an. Der Ersteller macht aus einem Formular eine XRechnung 3.0, auch für Kleinunternehmer.
Viewer öffnen Ersteller freischaltenHäufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer XRechnungen schreiben?
An Firmen nicht, auch nicht ab 2028. Behörden verlangen sie oft, abhängig von Bund oder Land und vom Betrag.
Welche Steuerkategorie nutze ich als Kleinunternehmer in der XRechnung?
Kategorie E (steuerbefreit) mit 0 % und einem Befreiungsgrund, zum Beispiel „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.