XRechnung per E-Mail bekommen: lesen, prüfen, ablegen
Seit 2025 muss jede Firma E-Rechnungen empfangen können. Meist kommen sie als Anhang per E-Mail: eine XML-Datei oder ein PDF mit eingebetteter XML. So gehst du damit um.
1. Öffnen
Die XML in den Viewer ziehen. Absender, Positionen, Steuer, Summe und IBAN erscheinen lesbar. Nichts wird hochgeladen.
2. Prüfen
- Stimmen Name und Anschrift von dir als Empfänger?
- Steht eine Steuernummer oder USt-IdNr. des Absenders drin?
- Rechnungsnummer und Datum vorhanden?
- Leistung und Zeitraum nachvollziehbar?
- Steuersatz und Steuerbetrag richtig gerechnet?
- Ist die IBAN dieselbe wie bei früheren Zahlungen?
Der Viewer rechnet Summen, Steuer und die IBAN-Prüfsumme automatisch nach. Eine geänderte IBAN bei einem bekannten Lieferanten ist ein typisches Zeichen für Rechnungsbetrug, im Zweifel telefonisch nachfragen.
3. Bezahlen
Fälligkeit und Verwendungszweck stehen in der Lesefassung unter „Zahlung“.
4. Ablegen
- Die XML-Datei im Original aufbewahren, nicht nur ein PDF davon. Sie ist die Rechnung.
- Unveränderbar und wiederauffindbar ablegen, zum Beispiel in deiner Buchhaltungssoftware oder einem Archiv mit Schreibschutz.
- Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: seit 2025 acht Jahre.
- Für die Buchhaltung oder den Steuerberater kannst du aus dem Viewer eine Lesefassung als PDF speichern.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
XRechnung lesen kostenlos, erstellen für 9 €
Der Viewer zeigt empfangene XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs lesbar an. Der Ersteller macht aus einem Formular eine XRechnung 3.0, auch für Kleinunternehmer.
Viewer öffnen Ersteller freischaltenHäufige Fragen
Reicht es, eine XRechnung als PDF auszudrucken?
Nein. Aufzubewahren ist die XML-Datei im Original. Ein PDF ist eine Lesehilfe.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege, also auch Eingangsrechnungen, seit 2025 acht Jahre.